Lastenkirjan kuvitustaiteen selvitystyön kohteena ovat kuvitetut lasten- ja nuortenkirjat eli sekä varsinaiset kuvakirjat että sellaiset lasten ja nuorten kaunokirjalliset teokset ja tietokirjat, joissa on kaksi tai useampi kuva. Kaunokirjallisuudesta mukana ovat kaikki lajit, kuten romaanit, sadut, kertomukset, sarjakuvat, runokirjat ja näytelmät sekä erilaiset ohjelmistot ja kausijulkaisut. Tietokirjoista mukana ovat yleiset tietokirjat ja laulukirjat. Oppikirjoista mukana ovat vain aapiset, lukukirjat ja niihin rinnastettavat äidinkielen ja kirjallisuuden oppikirjat. Lisäksi kartoituksen ulkopuolelle on jätetty kansikuvataide ja lasten- ja nuortenlehtien kuvitus. Osa valokuvin kuvitetuista lukukirjoista on myös rajautunut aineiston ulkopuolelle, erityisesti jos teoksessa ei ole esitetty kuvaajan tietoja.
Bibliografiassa ovat mukana kaikki ne alkuteokset, joissa on kotimaisen kuvittajan kuvitus, onpa kirja julkaistu millä kielellä tahansa ja missä maassa tahansa. Kuvittajaa pidetään kotimaisena, mikäli hän asuu tai on asunut Suomessa teoksen ilmestymisen aikana. Pääsääntöisesti teosten alkukielinä ovat suomi ja ruotsi, kolme saamelaiskieltä eli pohjoissaame, inarinsaame ja koltansaame sekä viittomakielet. Suurin osa bibliografian teoksista on suomeksi. Mukana ovat myös kotimaisilla kielillä julkaistujen kirjojen käännökset muille kotimaisille kielille. Ulkomailla julkaistun, suomalaisen kuvittajan kuvitusta sisältävän teoksen kieleksi merkitään alkuteoksen kieli. Mukaan bibliografiaan otetaan näiden teosten käännökset kotimaisille kielille.
Bibliografiassa on pääsääntöisesti mukana vain ensi kertaa julkaistu uusi kuvitus. Joskus on vaikea tietää, onko kuvitus julkaistu aiemmin muussa teoksessa. Joissain tapauksissa osa vanhasta kuvituksesta on jätetty uuteen painokseen ja vain jotkut kuva-aiheet on piirretty uudelleen. Epäselvät seikat on pyritty sanallistamaan lisätiedoiksi, jotta tietokannan käyttäjä näkee mistä on kysymys. Esimerkiksi erilaiset tehtäväkirjat, puuhakirjat ja mietekirjat sisältävät usein aiemmin julkaistua kuvitusta ja ovat siten usein rajattu tallennettavan aineiston ulkopuolelle. Myös osa pikkulasten katselukirjojen kuvituksesta on koottu aiemmin julkaistujen teosten kuvituksista.
Kirjoista on mukana ensisijaisesti vain ensimmäiset painokset eikä kirjasta otettuja myöhempiä painoksia mainita, paitsi jos niiden kuvitukseen tai sisältöön on tullut muutoksia, esimerkiksi uusi painos on edellistä painosta laajempi tai teos on kuvitettu uudelleen.
Kustantajien nimien merkitsemisessä on seurattu pääsääntöisesti Kansalliskirjaston Fennican käytäntöjä, mutta ei ole otettu huomioon käytännön viimeaikaista muuttumista. Usein nimistä käytetään lyhenteitä, esimerkiksi SKS on Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ja WSOY on Werner Söderström Osakeyhtiö. WSOY, WSOY Oppimateriaalit ja WSOY Pro mainitaan kukin erikseen, samoin Helsinki Media, Sanoma, Sanomaprint tai Sanoma Magazines Finland. Sen sijaan Fazer on useimmiten Fazer, vaikka voi tarkoittaa myös Musiikki Fazerta. Kustannus-Mäkelä on aina Kustannus-Mäkelä, vaikka kustantaja käyttää kustantamon nimestä nykyisin lyhyempää sanaa Mäkelä.
Teosluettelossa kirjat järjestyvät kronologiseen järjestykseen ilmestymisvuoden mukaan. Teoksen pääsanan valinnassa seurataan Kansalliskirjaston Fennicaa. Useimmiten pääsanaksi merkitään teoksen kirjoittaja. Kirjoittajaksi merkitään nimi tai nimimerkki, jolla kirja on kirjoitettu. Käytetyt nimimerkit avataan teoksen lisätiedoissa.
Kuvittajan henkilötiedoista tietokantaan tallennetaan tiedossa olevat syntymä- ja kuolinvuosi sekä syntymäaika ja -paikka. Kuvittajan koulutustausta merkitään, mikäli se on saatu selville julkisesti nähtävillä olevista lähteistä. Osa tiedoista on kuvittajien itsensä antamia. Kuvittajaluettelossa kuvittajan nimenä käytetään sitä tekijännimeä, jolla suurin osa kuvitustuotannosta on tehty tai nimeä, jolla kuvittaja tunnetaan parhaiten. Muut nimet ja käytetyt nimimerkit otetaan mukaan, jos ne ovat tiedossa. Luettelossa kuvittajat esitetään sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä.
Kuvittajabibliografiatietokannan vahvuutena on se, että teoksia tarkastellaan kuvittajalähtöisesti. Yleisissä kirjastotietokannoissa tieto esitetään useimmiten kirjoittajalähtöisesti. Kirjastotietokannoissa on usein puutteita kuvittajatietojen kohdalla, eikä kaikissa teoksissa kuvittajan nimeä edes mainita. Kuvittajatietokannassa kuvittajatieto on joskus päätelty signeerauksen mukaan, joskus vertailemalla eri kuvittajien teoksia. Epäselvät asiat on pyritty ilmaisemaan lisätiedoissa.
Bibliografian heikkoutena voidaan pitää sitä, että selvitykseen sisältyy väistämättä epätarkkuutta ja epävarmaa tietoa. Monista kuvittajista on hyvin suppeat tiedot. Kaikkia teoksia ei ole pystytty näkemään, joten esitetyt tiedot eivät aina ole yhdenmukaisia keskenään. Lisäksi kuvittajabibliografian pitkä ja hajanainen työstämisprosessi – useissa eripituisissa jaksoissa lähes 20 vuotta – on väistämättä vaikuttanut työn laatuun ja tarkkuuteen. Puutteena voidaan pitää myös sitä, että lasten- ja nuortenkirjallisuuteen kiinteästi liittyvä lehtikuvitus on jouduttu jättämään tässä vaiheessa selvittämättä.
Palaa Hankkeen taustaa -sivulle tästä.
